Ser el único gestor de comunicación en una empresa puede ser un gran desafío.
Es necesario tener una amplia gama de habilidades para poder manejar todas las tareas que se requieren para crear, proponer, implementar y monitorear una estrategia de comunicación efectiva.
Y sí, he puesto como una tarea a manejar y que requiere esfuerzo al verbo “proponer”. Y todo el párrafo termina con el adjetivo “efectiva”. Parecerían detalles elitistas y egocentristas si no fuera por la realidad que acontece en el mundo de la comunicación en las instituciones, empresas, grupos…
¿Qué hace un gestor de comunicación?
Un gestor de comunicación en una pequeña o mediana empresa o una institución es responsable de una gran variedad de tareas.
Todo comienza con la creación de una estrategia de comunicación efectiva hasta la implementación de campañas publicitarias, el gestor de comunicación debe estar preparado para llevar a cabo múltiples proyectos al mismo tiempo.
Le sigue el tema de la comunicación online. Desde la creación de contenido hasta la gestión de redes sociales, y muchas veces, la gestión del sitio web, el gestor de comunicación debe estar en la cima de estos temas.
Finalmente, el gestor de comunicación realiza el seguimiento y evaluación constante para medir la efectividad de la estrategia y hacer los ajustes necesarios para lograr los objetivos.
Finalmente llega el turno de la implementación de toda esa estrategia, donde lo primero y muchas veces, más difícil lograr es la colaboración estrecha entre las áreas o departamentos para garantizar que las acciones de la estrategia de comunicación estén alineadas con los objetivos de la empresa.
Hay seis temas internos que dificultan tremendamente el trabajo de comunicación.
Lidiar con ellos le exige al gestor un nivel de experticia, paciencia e imaginación más allá del conocimiento técnico. Y también, por lo general, afectan la creación del sistema de comunicación propiamente.
- Entender y estructurar un sistema de comunicación efectivo y a la medida.
- Presupuesto de comunicación
- Comunicación institucional vs Comunicación comercial
- Nivel de subordinación de la Comunicación.
- Tamaño del equipo vs funciones del equipo
- Entendimiento de la Cultura organizacional
No obstante, incluso con estos obstáculos, es posible llevar a cabo la tarea con algo de éxito.
Pero dependerá en gran medida de la preparación y motivación del profesional.
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La importancia de la colaboración entre los departamentos y el gestor de comunicación
Construir los mecanismos de esta colaboración es fundamental para una estrategia efectiva de comunicación en una pequeña o mediana empresa.
El trabajo en estrecha colaboración con los diferentes departamentos, como ventas, finanzas y recursos humanos, para comprender las necesidades y objetivos de cada uno de ellos y así poder desarrollar una estrategia de comunicación que también se ajuste a sus necesidades.
Sí, porque es importante recordar que la comunicación es un proceso transversal a la empresa. En toda la empresa ocurren procesos comunicativos naturales (necesidad del ser humano) y administrativos (para poder conseguir objetivos específicos del área).
Así que generalmente, las funciones propias de la comunicación institucional están distribuidas por toda la entidad.
¿Podemos cambiar eso? No, porque en el mejor de los casos, somos pocos.
Lo que sí podemos y es nuestro trabajo hacer es:
– monitorear todos estos procesos,
– darles un lugar en la estrategia de forma que su ejecución contribuya al éxito de la gestión empresarial,
– y capacitar y darle herramientas a las personas que ejecutan esas funciones.
Pero lo más importante de todo es que estos procesos de comunicación intradepartamentales (o como le llamen los académicos) son parte de la Comunicación interna.
A los tipos de comunicación dedicaremos un espacio en otro artículo.
Además, la colaboración también puede ayudar a evitar la duplicación de esfuerzos y a maximizar el impacto de las iniciativas de comunicación.
La necesidad de establecer objetivos claros y medibles
Si cualquier acción o estrategia quiere ser efectiva, comienza sin dudas con tener objetivos claros.
Como único gestor de comunicación, es aún más importante tener objetivos claros y alcanzables para poder medir el éxito de tus esfuerzos y hacer ajustes según sea necesario.
Establecer objetivos específicos te ayudará a enfocar tus esfuerzos de manera efectiva y a asegurarte de que estás trabajando hacia algo concreto. Pero, asegúrate de que tus objetivos sean realistas y que estén alineados con los objetivos generales de la empresa
El papel del presupuesto en la estrategia de comunicación
El presupuesto es un aspecto fundamental en la estrategia de comunicación de cualquier empresa, especialmente en una pequeña o mediana empresa o institución estatal, donde los recursos suelen ser más limitados.
Como único gestor de comunicación, es importante proponer y establecer un presupuesto realista y efectivo para alcanzar los objetivos propuestos. Esto implica una planificación cuidadosa de los gastos y el uso de herramientas y técnicas de medición para evaluar la efectividad de cada iniciativa.
La dificultad más importante es que lograr que los decisores entiendan que el presupuesto de comunicación no es un gasto sino una inversión en la imagen y reputación de la empresa.
Pero es crucial que el gestor de comunicación tenga una comprensión clara del asunto. Tan clara que sea capaz no sólo de explicarlo, sino también de demostrarlo.
Y una de las vías es con el seguimiento y evaluación constantes de la estrategia de comunicación. Una vez que se han establecido objetivos claros y medibles, es importante realizar estas acciones.
Esto permitirá identificar qué tácticas están funcionando y cuáles no, y ajustar la estrategia en consecuencia. Además, ayudará a demostrar el valor de las actividades de comunicación a los líderes de la empresa y a justificar el presupuesto asignado.
La gestión de múltiples proyectos al mismo tiempo: habilidad imprescindible.
Uno de los mayores desafíos es la gestión de múltiples proyectos al mismo tiempo.
Es común que el gestor de comunicación sea el responsable de la estrategia de comunicación de la empresa, lo que implica la gestión de varias iniciativas de comunicación al mismo tiempo, como redes sociales, relaciones públicas, publicidad y marketing.
Para manejar esta carga de trabajo, es importante establecer prioridades y plazos claros para cada proyecto.
Además, es fundamental contar con un equipo colaborativo que pueda apoyar en la gestión de los proyectos y asegurarse de que se cumplan los objetivos establecidos. La planificación y la organización son clave para asegurar que todos los proyectos se completen a tiempo y con éxito.
Por último, es importante recordar que la gestión multiproyecto no debe comprometer la calidad del trabajo, así que no se debe perder el enfoque de la disciplina y planificación (muy fácil que ocurra, te lo aseguro) y una comunicación clara y efectiva en todo momento.
Conclusión I
Ser el único gestor de comunicaciones en una pequeña o mediana empresa puede ser un desafío, pero es posible superarlo con éxito.
Es fundamental:
- establecer objetivos claros y medibles,
- trabajar en colaboración con otros departamentos
- mantenerse actualizado sobre las últimas tendencias en comunicación y marketing.
- hacer y gestionar el presupuesto
- aprender a gestionar múltiples proyectos al mismo tiempo.
Finalmente, el seguimiento y evaluación de la estrategia de comunicación es esencial para asegurar su efectividad.
Con estas herramientas y habilidades, los gestores de comunicación pueden asegurarse de que su empresa tenga una presencia sólida en el mercado y una comunicación bastante efectiva con los públicos.
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Son habilidades que necesitas adquirir cuando el equipo de comunicación en la empresa eres solo tú.
Miradas desde la comunicación 
3 comentarios sobre “Los retos a superar cuando eres el único gestor de comunicación I.”